Fleet Management : quels rôles pour le gestionnaire?

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De nos jours, la gestion de flotte automobile (Fleet Management en anglais) est bien plus qu’un simple enjeu pour les entreprises. C’est devenu un défi majeur, une véritable course à la compétitivité.

La gestion d’un parc de véhicules ne se résume plus à un simple soutien opérationnel pour les conducteurs et leurs véhicules. Le rôle du gestionnaire de flotte est plus crucial que jamais, en prenant un angle plus stratégique avec la responsabilité d’optimiser chaque aspect de la flotte.
C’est là qu’intervient Aficar Mobility, spécialiste de la gestion externalisée de flottes d’entreprise.
Nous vous invitons à plonger dans le monde captivant du Fleet Manager, véritable maestro de l’efficacité opérationnelle et de la maitrise des coûts.

Le métier de gestionnaire : Un rôle qui reste opérationnel au quotidien 

Le gestionnaire de flotte automobile occupe une position centrale au sein de l’entreprise, en tant qu’interface avec de nombreux acteurs internes et externes.
D’un côté, il doit collaborer étroitement avec différents services internes tels que les ressources humaines, les achats, la responsabilité sociale des entreprises (RSE), la comptabilité, la finance et la direction. Cette interaction avec les acteurs internes est essentielle pour assurer une gestion optimale de la flotte automobile.

En effet, la personne en charge de la gestion du parc doit travailler en étroite collaboration avec le service des ressources humaines afin de gérer les aspects liés aux conducteurs, tels que la CarPolicy, les formations ou la gestion des infractions au Code de la route.
Il doit également s’interfacer avec le service des achats pour négocier les contrats de location, les achats de véhicules neufs ou d’occasion, ainsi que les services associés tels que l’entretien et les réparations.

D’un autre côté, le gestionnaire de flotte doit nouer des contacts avec divers prestataires externes incontournables. Cela inclut les loueurs, les constructeurs automobiles, les pneumaticiens, les pétroliers, les assurances et les garagistes. Ces partenaires externes jouent un rôle crucial dans la fluidité des opérations de la flotte.

 

Voici un visuel qui permet d’illustrer la complexité de la position du gestionnaire dans l’environnement du fleet management 👉🏻

En plus de son rôle d’interface avec les différents acteurs, le gestionnaire de flotte a pour responsabilité de centraliser l’information et d’orienter la gestion des conducteurs dans leur quotidien. En véritable appui opérationnel, il doit être en mesure de fournir des conseils et des informations aux conducteurs concernant les politiques de l’entreprise, les procédures d’utilisation des véhicules, les consignes de sécurité et les pratiques respectueuses de l’environnement. La centralisation de l’information et de la décision est un facteur clé de succès dans le pilotage d’une flotte automobile.

Vous l’aurez compris, le gestionnaire de flotte est un véritable coordinateur. Son rôle est d’ordonnancer une multitude d’actions entre plusieurs parties prenantes. S’assurant ainsi, la mise en application, sur le terrain, des politiques et procédures décidées par l’entreprise.
Pour que les décideurs (C-level) des entreprises prennent les meilleures décisions possibles, il est primordial d’avoir les KPI les plus pertinents. Aussi, le gestionnaire de flotte devra réaliser un certain nombre de reporting nécessaires à la prise de décision éclairée et objective d’un plan d’action à déployer.

Le nerf de la guerre est donc la donnée. Sans cette donnée, il est quasiment impossible de prendre des décisions objectives dans l’optimisation de son parc automobile. L’outil Excel ne permet pas de compiler et tracer suffisamment de données.

Le gestionnaire de flotte doit être équipé d’un outil spécialisé, connecté à ses fournisseurs et qu’il maitrise parfaitement. Il existe aujourd’hui plusieurs éditeurs de logiciel de gestion de flotte (fleet management software) sur le marché, avec chacun ses avantages et ses inconvénients.

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Fleet Management : une fonction de plus en plus stratégique

Initialement axé sur un travail administratif et répétitif, le rôle du fleet manager aujourd’hui est beaucoup plus impactant, stratégiquement parlant. Il est la base de toute optimisation : qu’elle soit d’ordre économique (réduction TCO), écologique (Réduction CO2), structurelle ou RH.

✔ Agir sur le pilotage des contrats en cours

Le gestionnaire de flotte est chargé de superviser les contrats existants avec les fournisseurs de services liés au secteur flotte automobile, tels que les loueurs, les garagistes et les fournisseurs de carburant.

✔ Anticiper les dérives kilométriques, contractuelles et le TCO

Un aspect crucial de la gestion de flotte est d’anticiper les dérives par rapport aux prévisions initiales, que ce soit en termes de kilométrage parcouru, de coûts contractuels ou de coût total de possession (TCO). Le gestionnaire de flotte doit analyser régulièrement les données de la flotte, identifier les tendances et prendre des mesures préventives ou correctives.

✔ Gérer les avenants des contrats

Les avenants aux contrats peuvent être nécessaires en cours de route pour répondre aux évolutions de l’entreprise. Le gestionnaire de flotte est responsable de la gestion de ces avenants, en veillant à ce qu’ils soient correctement négociés, documentés et mis en œuvre.

✔ Négocier les meilleurs termes des contrats

En tant que garant de la bonne performance de la flotte automobile, le gestionnaire de flotte est chargé de négocier les contrats avec les fournisseurs dans le but d’obtenir les meilleurs termes possibles. Cela comprend la recherche de tarifs compétitifs, de conditions favorables et de services de qualité, tout en tenant compte des objectifs stratégiques et des contraintes de l’entreprise.

✔ Anticiper la réglementation de l’environnement fleet management

La législation concernant les véhicules et la mobilité évolue constamment. Le gestionnaire de flotte doit rester à jour sur les réglementations en vigueur et prévoir les changements à venir. Cela lui permet de s’adapter rapidement et de prendre des mesures appropriées pour assurer la conformité de la flotte aux exigences légales.

✔ Agir sur la CarPolicy

La politique automobile de l’entreprise, également connue sous le nom de CarPolicy, est un ensemble de règles et de directives qui régissent l’utilisation des voitures de la flotte. En raison de facteurs imprévisibles tels que l’arrêt de gamme ou de production de certains véhicules, les délais de livraison importants ou l’inflation, le gestionnaire de flotte doit ajuster la CarPolicy en conséquence. Cela peut impliquer des choix de modèles de véhicules alternatifs, des ajustements budgétaires ou des modifications des critères de sélection des voitures de fonction.

Lisez notre article sur la CarPolicy – à quoi sert-elle et comment la rédiger ?

✔ Assurer une veille technologique et digitaliser les processus de gestion

Le secteur de la flotte automobile évolue rapidement, notamment grâce aux avancées technologiques. Le fleet manager doit donc rester à jour sur les nouvelles technologies, les solutions de gestion de flotte innovantes et les tendances émergentes. En effet, le gestionnaire de flotte doit explorer les solutions qui permettent une collecte de données plus précise, une automatisation des tâches administratives et une amélioration de la prise de décision basée sur des informations en temps réel.

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Pour conclure, le rôle du gestionnaire de flotte automobile a considérablement évolué ces dernières années. D’un rôle principalement opérationnel, il est devenu un acteur clé dans la stratégie globale de l’entreprise.

Un indicateur concret de cette évolution est le ratio de véhicules gérés par gestionnaire de flotte. Alors qu’auparavant un gestionnaire pouvait être responsable de 750 véhicules, ce chiffre a diminué pour atteindre environ 450 véhicules par gestionnaire.
Cette réduction du ratio témoigne de la complexité croissante de la fonction et de la nécessité de consacrer davantage de temps et de ressources à des tâches stratégiques.

La complexité du fleet management n’est plus à prouver ; entre stratégie, prévention, réactivité et négociation, la casquette du gestionnaire de parc est polyvalente !

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