Gérer une flotte de véhicules : nos 4 mesures incontournables !

SOMMAIRE DE L'ARTICLE

Entre le suivi rigoureux des véhicules, la maîtrise des coûts, et la complexité croissante des opérations, les directeurs de flotte sont confrontés à des tâche complexes et chronophages. Pourtant, bien gérer ses véhicules est plus que nécessaire pour chaque société disposant d’une flotte de véhicules.

Aujourd’hui, la gestion de flotte automobile est une pratique qui consiste à contrôler, organiser et optimiser l’utilisation des véhicules au sein d’une entreprise. Elle revêt une importance capitale, non seulement pour assurer le bon déroulement des activités et fournir une bonne qualité de service aux collaborateurs, mais aussi pour réaliser des économies significatives sur le long terme. En effet, des études récentes montrent qu’une gestion efficace de la flotte peut permettre de réduire jusqu’à 10% des coûts liés aux déplacements professionnels.

Cependant, face à la complexité de cette tâche, de nombreux gestionnaires se retrouvent dépassés. C’est pourquoi il est crucial de choisir des mesures incontournables pour optimiser la gestion de sa flotte. 
Forts de plus de deux décennies d’expérience dans ce domaine, nous avons identifié plusieurs mesures essentielles pour surmonter les obstacles liés à la gestion de vos véhicules.
Dans cet article, nous explorerons les quatre stratégies essentielles à mettre en place pour assurer une gestion efficace des véhicules de l’entreprise. De la sélection de logiciels performants à l’anticipation des dysfonctionnements, en passant par la motivation des conducteurs et l’externalisation des services, chaque élément de cette stratégie contribue à garantir une gestion optimale de la flotte automobile. Et pour ceux cherchant une solution clé en main et un accompagnement sur mesure, nous présenterons également les avantages d’une gestion externalisée, véritable source de tranquillité et d’expertise au quotidien.

Quelle est la définition de la gestion de véhicules ?

La gestion de véhicule, ou gestion de flotte consiste à superviser efficacement un parc automobile et à coordonner les véhicules professionnels utilisés. L’entreprise choisis les véhicules mis à disposition des collaborateurs, les services requis, les critères d’utilisation ainsi que les règles et modalités de participation. Les véhicules peuvent être financés de différentes manières : en fonds propres, via un crédit-bail ou en optant pour la location longue durée. L’entretien des véhicules de la flotte est assuré par l’entreprise dans ses propres ateliers, chez les concessionnaires locaux ou en faisant appel aux services d’un loueur longue durée.
 Sur le papier, cela semble plutôt le simple. Mais la mise en pratique, elle, est plus complexe. Voici quelques pré-requis et compétences à avoir :

  • une bonne capacité rédactionnelle pour élaborer des cahiers des charges à la mise en place du projet flotte automobile (fleet management) ;
  • la maîtrise des outils informatiques et notamment des logiciels de gestion de véhicules ;
  • une communication efficace pour interagir avec les conducteurs et les différentes parties prenantes du projet flotte automobile;
  • une connaissance des lois et réglementations pour garantir une gestion conforme aux normes légales ;
  • et une veille de données régulière pour rester informé des évolutions dans ce domaine.

Comment gérer la gestion d’une flotte de véhicules ?

La gestion d’une flotte de véhicule joue aujourd’hui un rôle prépondérant dans l’organisation et la gestion opérationnelle d’une entreprise, mais également dans l’atteinte de ses objectifs stratégiques (économiques, RSE etc…).

Une entreprise n’est pas figée, elle évolue en permanence. Les rôles et les responsabilités de chacune des parties prenantes doivent être déterminer et ancrer afin faciliter la prise de décision. Il sera plus facile d’appréhender par avance vos besoins et ainsi, vous permettre en travailler en toute sérénité.

Quels sont les enjeux d’une gestion de flotte de véhicules bien gérée et maîtrisée ?

Pourquoi faudrait-il se préoccuper de la gestion du parc automobile professionnel ? Tout simplement, parce que cela impacte directement les résultats financiers, la fidélisation de vos collaborateurs et la responsabilité sociale de l’entreprise. 

Les enjeux d’une gestion de flotte automobile bien maîtrisée sont nombreux :

Maîtrise des coûts

À l’heure de la flambée des prix, l’optimisation du coût total de possession (TCO) n’a jamais été aussi présente à l’esprit des gestionnaires de flotte automobile. Une gestion de véhicules optimale vous permet d’analyser en détail tous les aspects financiers de votre flotte, tels que les coûts d’achats, de carburant, d’entretien technique, d’assurance et de location longue durée… Grâce à une évaluation minutieuse, vous pouvez identifier les sources de dépenses excessives et les optimiser.

Gestion de la complexité organisationnelle

Différents services de votre entreprise sont directement concernés par votre parc de véhicules, chacun d’entre eux répondant à des enjeux spécifiques. 

D’abord la direction des ressources humaines qui s’appuie sur la mobilité attractive pour attirer des talents et fidéliser ceux qui sont présents dans l’entreprise. 

Le service comptabilité qui doit aussi encadrer strictement le fonctionnement comptable du parc automobile.

Ensuite, les directions administratives et financières qui sont soucieuses des enjeux financiers, fiscaux et légaux relatifs à la politique de mobilité. 

Enfin, la direction RSE, fortement attachée aux enjeux environnementaux liés à l’utilisation des véhicules. Chaque partie prenante contribue à la vie de l’entreprise à sa façon. Mais l’objectif est commun. C’est au chef de parc de jouer un rôle majeur de coordination entre toutes les parties prenantes tant internes qu’externes.

Véhicules de fonction : outil de motivation et d’image

L’attribution des véhicules de fonction doit être guidée par une stratégie claire. Il est crucial de définir l’image que l’entreprise souhaite véhiculer à travers les modèles et les marques de véhicules qu’elle sélectionne.
La voiture de fonction représente un outil d’engagement et un vecteur de motivation, à condition que la stratégie de gestion de la flotte automobile soit bien élaborée. Le responsable de la flotte doit veiller à ce que le choix du véhicule de fonction soit en adéquation avec le statut du collaborateur et la reconnaissance accordée par l’entreprise.

Electrification de la flotte de véhicules

La réglementation en matière de transition énergétique évolue rapidement et il peut être difficile de s’y conformer sans une expertise spécialisée. Là encore, le rôle du responsable de flotte est essentiel. Ce dernier veillera à diriger la flotte vers la voie de la conformité, tout en veillant à son bon fonctionnement opérationnel.
En pratique, le responsable de parc effectuera une évaluation rigoureuse et précise de l’état énergétique de votre flotte. Il analysera en en détail vos véhicules et leurs consommations, les émissions, votre environnement, l’usage de vos conducteurs pour déterminer si vous respectez les normes établies par la réglementation en vigueur.
Diverses solutions s’offrent à vous en la matière : l’électrification, l’affectation de nouveaux moyens de transports et l’engagement des collaborateurs dans des pratiques de conduite plus écologiques.

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4 mesures pour mieux gérer une flotte de véhicules

Pour améliorer mieux gérer une flotte de véhicules, voici quatre mesures essentielles à mettre en place en priorité, avant la cinquième qui vous offre une totale sérénité.

Utilisez des logiciels de flotte performants et automatisés

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flottes automobiles ? Il s’agit d’une solution informatique spécialisée qui facilite la surveillance, la planification et la gestion de votre parc de véhicules d’entreprise. 
 Cet outil est doté d’une multitude de fonctionnalités destinées à rationaliser vos opérations quotidiennes. Ainsi, pouvez-vous gérer les tâches en fonction des informations relatives au suivi de flotte, et qui sont disponibles en temps réel :

  • la gestion de l’achat ou le renouvellement des véhicules ;
  • la maitrise de l’ensemble des fournisseurs en un outil unique
  • la planification et pilotage des tâches de maintenance ;
  • la gestion des conducteurs, de leur permis de conduire et leur assurance ;
  • la surveillance de la consommation de carburant et des habitudes de conduite des conducteurs ;
  • l’organisation de l’utilisation des véhicules
  • la gestion des coûts de chaque véhicule, du TCO global et des dépenses de la flotte dans son ensemble.

Fédérez les conducteurs de la flotte

Les conducteurs habilités à prendre le volant de vos véhicules participent aussi à une bonne gestion du parc. D’autant plus, cela concerne aussi bien les véhicules de fonction, que les véhicules de services, les véhicules utilitaires. Lorsqu’ils sont à bord de l’un ou l’autre de vos véhicules de société, ces chauffeurs représentent votre marque.
Par conséquent, vous devez d’abord vous assurer qu’ils adhèrent aux politiques et aux objectifs de votre entreprise. Ensuite, vous devez les sensibiliser aux enjeux de sécurité, de sinistralité et de coûts. Pour cela, cela passe par l’organisation de sessions de formation régulières sur les bonnes pratiques de conduite, l’éco-conduite et les règles de sécurité.
De plus, cela consiste aussi à encourager le partage d’informations et de feedback pour favoriser une culture d’amélioration continue. Gardez en mémoire qu’avoir une flotte automobile représente un actif pour votre société, un actif à préserver.

Anticipez les dysfonctionnements et les aléas

Piloter un parc de véhicules, c’est aussi devoir faire face à des incidents potentiels ; qui plus est lorsque le nombre de véhicules est important. 

Alors comment gérer plusieurs véhicules de la manière la plus optimale possible ? 

Il vous faut mettre en place des plans d’action préventifs pour limiter du mieux possible les interruptions. Par exemple, le chef de parc peut établir des protocoles clairs : 

  • L’immobilisation non prévue d’un véhicule : par une panne ou un accident. Le responsable de flotte peut prévoir lors de l’établissement du contrat de location avec le loueur, une prestation dédiée aux véhicules de remplacement. L’assurance d’une mobilité continue pour le conducteur !
     
     
  • Le départ imprévu d’un collaborateur : Le chef de parc peut anticiper la mise en place d’un partenariat avec une société de convoyage pour rapatrier le véhicule dans les plus brefs délais. Aucune perte d’exploitation du véhicule !
      Industrialisez vos process de gestion de parc

Un bon gestionnaire de parc auto ne laisse rien au hasard. Pour éviter toute mauvaise surprise, il vous faut standardiser et automatiser les processus de gestion de flotte. Élaborez des tableaux de bord clairs relatifs à chaque aspect de la gestion de la flotte. Mettez en place des protocoles précis et des procédures pour toutes les étapes : de l’acquisition des véhicules à leur restitution en passant par l’entretien et la gestion des sinistres. 
 Utilisez des outils de reporting pour suivre les performances de la flotte et identifiez les opportunités d’optimisation. 
 Vous y gagnez à la fois en efficacité et en cohérence

Une cinquième mesure : l’externalisation de la flotte de véhicules avec des bénéfices à la clé

S’appuyer sur des compétences extérieures et expertes pour effectuer les opérations qui ne font pas partie de votre cœur de métier peut sembler être une solution pertinente, avec de nombreux avantages à la clé : 

Une offre personalisable et service complet pour le conducteur

Recruter en interne une personne possédant à la fois les compétences spécifiques requises pour gérer efficacement une flotte et des compétences transversales utiles à une gestion globale peut s’avérer difficile. Faire appel à un gestionnaire externe, un « fleeter », garantit de replacer le conducteur au centre de la démarche et d’obtenir une solution complète : une expertise humaine combinée à la performance des outils.

Une source de tranquillité et d’expertise au quotidien

Les gestionnaires de flottes externes sont des experts, jamais avares de bons conseils en parc automobile. Que ce soit pour la gestion au quotidien, pour la résolution problèmes courants ou anticiper vos futurs défis, l’externalisation vous simplifie la vie. Le prestataire gère, vous pilotez.

Qui sommes-nous ?
Depuis près de 20 ans, Aficar Mobility est un cabinet de conseil indépendant expert dans les services et la gestion des flottes automobiles.
Nos gestionnaires viennent en appui opérationnel de vos équipes et prennent en charge tout ou partie de vos missions flotte automobile. 
Notre indépendance totale et notre positionnement d’agrégateur de solutions, vous garantissent d’obtenir les meilleurs options pour votre flotte.
Engagés à vos côtés, nous sommes passionnés et fiers de notre engagement à fournir un service sur-mesure et de qualité pour chaque client.
Nos experts sont à votre service, n’hésitez pas à rentrer en contact avec eux !

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Nous sommes prêts à relever vos défis.

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