La gestion des frais de restitution des véhicules de location est un engagement de plusieurs acteurs, tous aussi responsables les uns que les autres, et qui demande une organisation anticipée afin d’éviter les mauvaises surprises.

Que faut-il faire pour optimiser ces frais ? Passons en revue les bonnes pratiques :

  • Suivre ses véhicules de prêt

Un contrôle régulier des parcs automobile, et donc s’assurer du bon entretien des véhicules, encourage à une bonne conduite des usagers vis-à-vis des locations. D’une part, cela permet de surveiller les utilisateurs et de les recadrer si besoin afin d’anticiper d’éventuelles dégradations. D’autre part, si dégradations il y a, cela permet de lister les dommages et d’avertir les conducteurs sur les coûts de ces derniers. La fréquence des audits permet de régler les détériorations avant qu’elles ne soient trop notables.

Sans contrôle régulier, une pré-expertise peut être effectuée quelque temps avant la restitution afin d’anticiper les éventuels coûts de remise en état.

  • Jouer sur la transparence

La transparence dans les échanges est aujourd’hui un gage de qualité. La digitalisation des services la facilite, notamment grâce à la prise de photos. Aujourd’hui, la restitution d’un véhicule ne se passe plus sans rapport d’inspection avec visuels à l’appui. Cela engage le loueur à être (plus) juste et à facturer les dommages causés. Aussi, cela résigne le locataire à les admettre sans contestation.

  • Sensibiliser les conducteurs

Suivre les véhicules attentivement et gérer les (éventuelles) réparations convenablement, c’est bien, mais l’idéal reste d’éviter d’endommager les véhicules.

Comment faire ?

Sensibiliser les conducteurs à l’écoconduite, à la sécurité routière et au bon entretien du véhicule peut paraître superflu, mais le rappel des règles n’est jamais de trop. Afin de les faire respecter, il est conseillé de faire signer aux conducteurs une charte d’utilisation où sont stipulées les actions à mener pendant le contrat de location en termes de nettoyage et de révision technique.

  • « La carotte ou le bâton »

Pour inciter les conducteurs à être responsable avec leur véhicule de location, certaines entreprises ont développé la méthode de « la carotte ou le bâton ». Si le conducteur prend soin de son véhicule et de sa conduite, il pourra être récompensé sous forme de primes ou d’options complémentaires sur sa prochaine location.  Dans le cas contraire, des sanctions peuvent tomber, comme un rappel à la charte engageant le salarié de prendre soin du véhicule qui lui est confié ou encore de baisser en gamme de véhicule sur son prochain renouvellement.

  • Se renseigner sur le contexte de l’activité

Il en va de soi que l’activité même de l’entreprise influence l’usage des véhicules. Des locations pour une entreprise de services de luxe, dont les véhicules contribuent à l’image de marque de la société, ont plus de chance d’être restituées sans frais supplémentaires. Au contraire d’une entreprise du BTP qui sera plus exposée du fait de la « vie de chantier ». Il est donc important de savoir à l’avance l’environnement de l’activité pour anticiper les risques et les frais de restitution tout au long du contrat.

La gestion des frais de restitution est donc un vrai sujet à ne négliger sous aucun prétexte. Le maître-mot : anticipation ! L’optimisation de la gestion intervient à plusieurs niveaux et dépend de la politique de l’entreprise avant même la location du véhicule.

Mais ce n’est pas tout ! Une bonne gestion des frais de restitution et une optimisation ne peuvent se faire sans l’aide de solutions sur mesure et d’un logiciel adéquat. Ce sera l’objet d’une prochaine News – résumant l’animation d’un atelier sur ce sujet avec deux acteurs : Notilus (logiciel de gestion) et Weproov outils et créateur de confiance.

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