Gestion des contrats & véhicules

Gestion des prestations à la carte

Gestion des conducteurs

Reporting, suivi & conseil

Délegation de la gestion
de votre flotte automobile

Flexibles & faciles, nos solutions aident à réduire les coûts et le temps passé via des conseils d’experts & outils adaptés.

Apportant une réelle valeur ajoutée aux entreprises, AFICAR prend en charge le support aux conducteurs, l’application des contrats (renouvellements, avenants, prestations etc..), la gestion performante des amendes, et les reportings pour suivre les évolutions et perspectives du parc.

Une prestation complète répondant à l’ensemble de vos besoins.

Engagement de réponse en moins de 48h

Nos prestations et engagements

GESTION DU CONTRAT LOUEUR

  • Anticipation des renouvellements, gestion des commandes, des livraisons et des restitutions auprès des différents intervenants (loueurs, distributeurs, aménageurs etc.). Gestion de pré-restitutions.
  • Suivi de la chaîne logistique complète de livraison avec maintien de la mobilité collaborateur.
  • Mise en place et suivi des workflows de validation de commande et de coûts avec contrôle du respect du contrat cadre.
  • Suivi administratif de la flotte: immatriculation, cartes vertes etc. Mise à jour base de données conducteurs.
  • Suivi proactif des entretiens et contrôles techniques.
  • Suivi des consommations prestations en temps réel.
  • Contrôle des coûts et des factures. Management du loueur, gestion des litiges et négociations éventuelles.
  • Suivi des états de parcs détaillés, incluant les mouvements, affectations.
  • Collecte de données pour attestations fiscales et RH.

GESTION DES PRESTATIONS

  • Pneumatiques : Application des prix négociés, gestion des compteurs, des accords de prise en charge lors des changements/permutations, des engagements de coûts, vérification de la facturation en accord avec contrat cadre et les bonnes pratiques marché, reporting périodique.
  • Cartes carburant & télépéages : gestion administrative: commande, livraison, opposition/annulation, duplicata, gestion des prestataires, suivi et contrôle des consommations et de la facturation, mise en place d’alertes.
  • Fiscalité : collecte données et analyse pour suivi des avantages en nature, Amortissements non déductibles et TVS.
  • Mobilité : gestion des contrats et déploiement de prestations courte durée, autopartage.
  • Gestion des sinistres : Gestion de la relation avec l’assisteur, la compagnie d’assurance, les collaborateurs (accompagnement à la rédaction des constats), suivi des immobilisations & délais de réparations.
  • Gestion des véhicules relais : Mise en place et suivi de la politique, suivi des accords, des durées.
  • Gestion des amendes via connecteur* ANTAI : gestion administrative des amendes, suivi et analyses comportementales, reporting.

GESTION DES CONDUCTEURS

  • Numéro d’appel unique et email dédié (type client@aficar.com) à la disposition des utilisateurs pour les questions liées aux véhicules, aux contrats, aux prestations, aux obligations, aux procédures mises en place avec la direction.
  • Suivi et conseils quant aux consommations prestations et application des prix.
  • Alertes pro-actives (appels sortants et/ou emails) si une opération est à réaliser sur le véhicule.
  • Campagnes proactives d’informations ou de sensibilisation quant à la flotte, bonnes pratiques, guides conducteurs, procédures, newsletters dédiées, campagnes spécifiques.
  • Gestion de la mobilité sur les véhicules partagés, suivi des plannings & prise de réservations (gestion des clés à conserver en interne), suivi des taux d’utilisation.

REPORTING & SUIVI

  • Reporting mensuel, trimestriel et/ou annuel mis en place selon cadencement et besoins via outil de gestion et/ou Excel.
  • Adaptation continue des contrats, anticipation et optimisation des avenants avec le(s) loueur(s).
  • Adaptation de tout ou partie des prestations au contrat sur demande et après étude de faisabilité et pertinence.
  • Mise à jour et suivi d’un état de parc complet en temps réel récapitulant l’ensemble des informations relatives à la flotte, y inclus mouvements, alertes.
  • Suivi des KPIs Client et du Coût Complet au véhicule et au conducteur (TCO) – analyses comportementales notamment.
  • Mise en place d’un plan d’action et de progrès chiffré annuel afin de réduire les coûts et faire évoluer les pratiques de gestion (engagement d’économies etc.) – mise à disposition d’un forfait conseil de 3 jours par an activable sur demande.
  • Mise à disposition d’une expertise technique et marché à tout moment sur la vie du contrat.

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